Что такое ставка накладных расходов?
Ставка накладных расходов — это доля ваших фиксированных ежемесячных затрат, которую нужно возместить с каждого проданного оплачиваемого часа. Это ответ на вопрос: «Прежде чем я заработаю хоть доллар прибыли, сколько мне нужно брать за час просто чтобы держаться на плаву?»
Ставка накладных расходов = Ежемесячные накладные расходы ÷ Ежемесячные оплачиваемые часы
Если ваше агентство тратит $8 000 в месяц на аренду, ПО, неоплачиваемый персонал и коммунальные услуги, а команда за этот месяц выдаёт 200 оплачиваемых часов, то ваша ставка накладных расходов — $40/ч. Это значит, что первые $40 каждого оплачиваемого часа идут на покрытие накладных расходов — только доход сверх этого идёт на оплату оплачиваемой команды и формирование прибыли.
Большинство агентств, испытывающих проблемы с маржой, никогда не рассчитывали эту цифру. Они устанавливают ставки исходя из того, сколько берут конкуренты или что кажется правильным — не зная, действительно ли эти ставки покрывают их структуру затрат.
Что относится к накладным расходам?
Накладные расходы — это любые затраты, которые бизнес несёт независимо от объёма выполненной клиентской работы. Они делятся на три категории:
Фиксированные затраты на помещение
- Аренда офиса или членство в коворкинге
- Коммунальные услуги и интернет
- Амортизация офисного оборудования
Программное обеспечение и инструменты
- ПО для управления проектами (Asana, Monday, ClickUp)
- Инструменты дизайна (Adobe CC, Figma)
- ПО для бухгалтерии и выставления счетов
- CRM и инструменты продаж
- Инструменты коммуникации (Slack, Zoom, G Suite)
- Любая подписка, которая поддерживает работу, но не выставляется конкретному клиенту
Неоплачиваемый персонал
- Операционные и административные роли, не выставляемые клиентам
- Время на развитие бизнеса и продажи
- Функции финансов и HR
- Время владельца/руководителя, потраченное на внутреннюю работу
Примечание: время, которое ваша оплачиваемая команда тратит на неоплачиваемые задачи (совещания, администрирование, написание предложений), учитывается отдельно как вопрос утилизации — оно проявляется в меньшем количестве оплачиваемых часов, а не в накладных расходах.
Как использовать ставку накладных расходов
Как только вы узнаете свою ставку накладных расходов, вы сможете использовать её для установки минимальных ставок и оценки рентабельности проектов на реальных цифрах.
Установка минимальной ставки
Минимальная ставка — это ставка, при которой вы выходите в ноль до учёта затрат на труд. Прибавьте ставку накладных расходов к полной себестоимости труда за час, чтобы найти нижний порог:
Минимальная ставка = Ставка накладных расходов + Себестоимость труда за час + Целевая маржа
Пример: если ваша ставка накладных расходов $40/ч, старший дизайнер обходится в $55/ч с полной нагрузкой, и вы хотите маржу 30%, ваша минимальная ставка составляет: ($40 + $55) ÷ (1 − 0,30) = $135,71/ч. Брать меньше означает субсидировать клиента из собственного кармана.
О чём говорит % нагрузки накладных расходов
Процент нагрузки накладных расходов показывает накладные расходы как долю от вашей общей биллинговой мощности. Если нагрузка накладных расходов составляет 35%, то накладные расходы съедают 35 центов с каждого выставленного доллара, прежде чем кому-либо будет заплачено. Здоровое агентство обычно ориентируется на нагрузку накладных расходов ниже 25–30% — выше этого означает, что рост накладных расходов опережает оплачиваемую мощность.
Снижение ставки накладных расходов
Есть только два рычага: сократить ежемесячные накладные расходы или увеличить ежемесячные оплачиваемые часы. Обычно увеличение оплачиваемой мощности более устойчиво, чем сокращение затрат — дополнительные 20 часов утилизации в месяц могут значительно снизить ставку накладных расходов без ущерба для качества работы.
Для полной картины рентабельности на уровне проектов используйте калькулятор рентабельности проектов вместе с этим инструментом — он учитывает распределение накладных расходов, труд и прямые затраты вместе.
Ставка накладных расходов в контексте рентабельности агентства
Ставка накладных расходов — один из четырёх рычагов рентабельности, которыми управляют владельцы агентств: ценообразование, утилизация, накладные расходы и управление объёмом работ. Большинство агентств сосредотачиваются на ценообразовании (повышение ставок) и игнорируют накладные расходы — но снижение накладных расходов на $500 в месяц при 200 оплачиваемых часах даёт такой же эффект для маржи, как повышение ставок на $2,50/ч.
Полная картина рентабельности требует связать накладные расходы с данными на уровне проектов: какие клиенты поглощают больше накладных расходов, чем оправдывает их биллинг, у кого из членов команды низкая утилизация (что увеличивает нагрузку накладных расходов на час) и масштабируется ли структура накладных расходов пропорционально по мере добавления клиентов.
Полный фреймворк: Руководство по управлению прибыльным агентством охватывает накладные расходы, ценообразование, утилизацию и отслеживание маржи на уровне проектов от начала до конца.