Шаблон трекера ретейнеров
Отслеживайте ретейнеры без размывания объёма — часы, результаты, даты продления и модели использования. Узнавайте, когда клиент перегревается (превышает объём) или остывает (недоиспользует), прежде чем это станет проблемой.
Что вы получите
- Таблица с несколькими вкладками — Клиенты, Ретейнеры, Учёт использования и Продления в одном месте
- Определения объёма — Поля для включённого объёма, исключённого объёма и правил переноса
- Учёт использования — Использованные часы против выделенных с визуальными индикаторами
- Напоминания о продлении — Отслеживайте даты продления и заметки по переговорам о продлении
- Назначение ответственного за аккаунт — Чёткая ответственность за каждый ретейнер
Скачать шаблон
Получите мгновенный доступ к шаблону трекера ретейнеров в формате PDF.
Email не требуется. Бесплатно для использования и распространения.
Как пользоваться этим шаблоном
- 1
Настройте своих клиентов
На вкладке «Клиенты» добавьте каждого клиента с базовой информацией и основным контактом.
- 2
Определите каждый ретейнер
На вкладке «Ретейнеры» создайте строку для каждого соглашения о ретейнере. Укажите часы/месяц, включённый объём, исключённый объём и правила переноса.
- 3
Ведите учёт использования ежемесячно
Каждый месяц обновляйте вкладку «Использование» фактически потраченными часами. Шаблон рассчитывает оставшиеся часы и перенос.
- 4
Следите за вкладкой «Продления»
Регулярно проверяйте даты продления. Добавляйте заметки из переговоров о продлении, чтобы подготовиться к будущим обсуждениям.
Ключевые поля в шаблоне
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Включённый объём | Что покрывает ретейнер: напр. «До 20 ч/месяц дизайнерской работы, 2 раунда правок на результат» |
| Исключённый объём | Что НЕ покрывается: напр. «Стратегия, копирайтинг, стоковые фото, срочные запросы» |
| Правила переноса | Что происходит с неиспользованными часами: «Без переноса» или «До 5 ч переносятся на следующий месяц» |
| Периодичность | Как часто вы встречаетесь: еженедельная сверка, раз в две недели, ежемесячная проверка |
| Ответственный | Кто отвечает за этот аккаунт в вашей команде |
| Дата продления | Когда заканчивается текущее соглашение и требуется обсуждение продления |
Частые сценарии (и что делать)
Сценарий: клиент перегревается (превышает объём)
Клиент стабильно использует 25–30 часов, когда его ретейнер составляет 20 часов.
Что делать:
- 1. Зафиксируйте закономерность (покажите ему данные)
- 2. Предложите перейти на более высокий уровень ретейнера
- 3. Если он отказывается, соблюдайте объём и используйте запросы на изменения для превышения
Сценарий: клиент остывает (недоиспользует)
Клиент регулярно использует лишь 8–10 часов из своего 20-часового ретейнера.
Что делать:
- 1. Свяжитесь проактивно — возможно, он забыл, что доступно
- 2. Предложите проекты, которые впишутся в его неиспользованные часы
- 3. Если это постоянно, обсудите оптимизацию размера при продлении (предотвращает отток)
Сценарий: пропущенное продление
Ретейнер истекает, и никто не замечает, пока клиент не спросит о счетах.
Что делать:
- 1. Установите напоминания в календаре за 30 дней до дат продления
- 2. Используйте вкладку «Продления» этого трекера, чтобы быть на шаг впереди
- 3. Не считайте продление само собой разумеющимся — всегда обсуждайте его
Частые ошибки и как их избежать
Не определять исключённый объём
Если вы указываете только то, что включено, клиенты считают, что всё остальное — тоже. Чётко обозначьте, что вне объёма.
Расплывчатые правила переноса
«Часы могут переноситься» ведёт к спорам. Будьте конкретны: «До 5 неиспользованных часов переносятся на следующий месяц и сгорают через 30 дней».
Отсутствие регулярных сверок
Ретейнеры «застаиваются» без регулярного общения. Назначайте ежемесячные или двухнедельные сверки, чтобы поддерживать отношения.
Ждать продления, чтобы решить проблемы
Если клиент перегревается уже 6 месяцев, решайте это сейчас, а не при продлении. Небольшие коррекции легче крупных конфронтаций.
Как реализовать это в Workify
Отслеживайте ретейнеры автоматически с встроенным учётом времени:
- Создавайте проекты ретейнеров с бюджетом часов — Устанавливайте месячные лимиты часов на клиента
- Учитывайте время по ретейнерам — Смотрите использование против выделенного в реальном времени
- Настройте напоминания о продлении — Автоматические уведомления до истечения ретейнеров
- Формируйте отчёты об использовании для клиентов — Делитесь порталом с показом использованных часов
Соответствует функциям: Проекты, Учёт времени, Клиентский портал
Часто задаваемые вопросы
Должны ли неиспользованные часы ретейнера переноситься?
Это зависит от вашей бизнес-модели. Отсутствие переноса означает предсказуемую выручку, но может казаться клиентам несправедливым. Ограниченный перенос (до 25% месячных часов) — хороший компромисс. Неограниченный перенос может создавать обязательства и стимулировать «накопление» часов.
Как поступить с клиентом, который хочет приостановить ретейнер?
Пропишите чёткие условия паузы в соглашении. Частые варианты: разрешить одну паузу в год до 30 дней или предложить сниженный тариф «поддержки» на период паузы. Избегайте бессрочных пауз, которые фактически становятся отменами.
Когда стоит поднимать вопрос о повышении ставки?
Во время продления, с уведомлением минимум за 30 дней. Ежегодное повышение на 3–10% — стандарт. Если вы не поднимали ставки более 2 лет, вы, скорее всего, недооцениваете себя. Всегда привязывайте повышение к предоставленной ценности, а не только к инфляции.
Как отслеживать ретейнеры на основе результатов (а не часов)?
Вместо учёта часов отслеживайте количество результатов: «4 поста в соцсетях/неделю» или «2 статьи в блог/месяц». Используйте ту же структуру таблицы, но замените часы единицами результатов. Отслеживайте статус выполнения, а не время.
Стоит ли делиться трекером ретейнеров с клиентами?
Делитесь упрощённой версией — часы, использованные в этом месяце, оставшиеся часы и что было сделано. Не делитесь внутренними заметками, стратегией продления или данными о прибыльности. Хорошо подходит клиентский портал с прозрачностью использования.
За сколько заранее стоит начинать переговоры о продлении?
Начинайте за 30–45 дней до продления. Это даёт время на обсуждение, корректировку ставок и обновление договора без спешки. Для крупных клиентов или сложных ретейнеров начинайте за 60 дней.
Похожие шаблоны
Форма запроса на изменения
Обрабатывайте изменения объёма, когда клиенты просят работу вне ретейнера.
Калькулятор загрузки
Поймите, как ретейнеры влияют на вашу общую загрузку.
Шаблон объёма работ (SOW)
Чётко определяйте объём ретейнера с самого начала.
Чек-лист клиентского портала
Дайте клиентам прозрачность в использовании их ретейнера.
Шаблон карточки ставок для дизайна
Правильно оценивайте уровни своих ретейнеров.