Автоматические email-отчёты

Получайте ежедневные и еженедельные резюме работы, автоматически доставляемые в ваш почтовый ящик. Будьте в курсе вашей продуктивности и производительности команды, не входя в платформу.

Обзор

Автоматические email-отчёты доставляют данные о вашей работе прямо в ваш почтовый ящик по расписанию, которое вы контролируете. Получайте ежедневные резюме вчерашней работы, еженедельные обзоры продуктивности всей недели и отчёты по всей команде для менеджеров. Все отчёты включают подробную разбивку по проектам и задачам, что позволяет легко увидеть, где именно было потрачено время.

Типы отчётов

Личные отчёты

Ежедневное резюме работы

Отправляется каждое утро в 1:00 ночи (временная зона вашей команды).

Что включено:

• Общее количество отработанных часов вчера
• Разбивка по проектам и задачам
• Топ проектов и задач по времени
• Недельный прогресс (если у вас установлена цель)
• AI-сгенерированные инсайты (для менеджеров)

Когда отправляется:

• Только если вы отслеживали время вчера
• Пропускается, если вы отследили ноль часов
• Отправляется 7 дней в неделю (включая выходные, если вы работали)

Идеально для:

• Начала дня с резюме вчерашнего дня
• Быстрого обзора того, что вы выполнили
• Обнаружения любых ошибок учёта времени со вчерашнего дня
• Отслеживания прогресса к недельным целям

Еженедельное резюме работы

Отправляется каждое утро понедельника в 2:00 ночи.

Что включено:

• Общее количество часов за неделю (понедельник-воскресенье)
• Полная разбивка по проектам и задачам
• Недельный прогресс к цели (если установлена)
• Сравнение неделя к неделе
• AI-сгенерированное резюме недели

Когда отправляется:

• Каждый понедельник за предыдущую неделю
• Только если вы отслеживали время в течение этой недели
• Охватывает календарную неделю понедельник-воскресенье

Идеально для:

• Еженедельного обзора достижений
• Планирования предстоящей недели
• Месячных резюме учёта времени (сохраните 4 еженедельных email)
• Ежеквартальных обзоров производительности

Отчёты команды (только для менеджеров)

Доступны только владельцам команды и менеджерам организации.

Ежедневное резюме команды

Отправляется каждое утро в 1:00 ночи.

Что включено:

• Общее количество часов команды вчера
• Активные члены команды, которые работали
• Разбивка по проектам и задачам по всей команде
• Индикаторы прогресса для членов команды с целями
• AI-сгенерированные инсайты команды

Когда отправляется:

• Каждый день в 1:00 ночи
• Только если хотя бы один член команды отслеживал время
• Отправляется владельцу команды и всем менеджерам организации

Идеально для:

• Подготовки к утреннему стендапу
• Быстрой проверки статуса команды
• Выявления неактивных членов команды
• Мониторинга прогресса проекта

Еженедельное резюме команды

Отправляется каждое утро понедельника в 1:30 ночи.

Что включено:

• Общее количество часов команды за неделю
• Все активные члены команды
• Полная разбивка по проектам и задачам
• Список членов команды, которые не выполнили свои цели
• AI-сгенерированный еженедельный анализ команды

Когда отправляется:

• Каждый понедельник за предыдущую неделю
• Только если хотя бы один член команды отслеживал время
• Охватывает календарную неделю понедельник-воскресенье
• Отправляется владельцу команды и всем менеджерам организации

Идеально для:

• Еженедельных встреч команды
• Обзоров производительности
• Планирования распределения ресурсов
• Выявления членов команды, которым нужна поддержка

Детали содержания email

Разбивка по проектам

Все отчёты включают таблицу, показывающую время по проектам:

Название проекта          Отработанные часы
------------------------------------
Редизайн веб-сайта       12.5 часов
Мобильное приложение      8.25 часов
Поддержка клиентов        4.0 часа
Внутренние проекты        2.5 часа

Разбивка по задачам

Топ задачи показываются с их связанными проектами:

Название задачи                      Проект              Часы
----------------------------------------------------------
Макет главной страницы             Редизайн веб-сайта   5.5 часов
Аутентификация пользователя       Мобильное приложение 4.0 часа
Исправление ошибок                 Поддержка клиентов  3.5 часа
Оптимизация базы данных            Мобильное приложение 3.0 часа

Индикаторы прогресса

Если у вас установлена недельная цель, вы увидите визуальный индикатор прогресса:

Недельный прогресс: 32 часа / 40 часов (80%)
[████████████████░░░░] 80%

Вы в графике! Продолжайте в том же духе, чтобы достичь цели в 40 часов к воскресенью.

Индикаторы прогресса:

• Визуальная полоса: Показывает процент заполнения
• Текстовое резюме: "32 часа / 40 часов (80%)"
• Мотивационное сообщение: Поощряет вас на основе прогресса

Члены команды, не выполнившие цели

В еженедельном отчёте команды менеджеры видят, кто не выполнил свои цели:

Члены команды, которые не выполнили недельную цель:
• Сара Джонсон: 28 часов / 40 часов (70%)
• Майк Дэвис: 15 часов / 40 часов (38%)

Важно: В этот список включаются только члены команды, у которых установлена цель. Если у кого-то нет цели, он не появится здесь, даже если он отработал ноль часов.

AI-сгенерированные инсайты

Для менеджеров с доступом к AI-помощнику отчёты включают:

• Ключевые тренды и паттерны
• Наблюдения о продуктивности
• Анализ распределения проектов
• Рекомендации на предстоящую неделю

Управление вашими настройками отчётов

Доступ к настройкам

1. Нажмите на иконку профиля → Настройки
2. Перейдите в Настройки уведомлений
3. Прокрутите до раздела Email-отчёты
4. Включите или отключите отчёты

Доступные элементы управления

Каждый тип отчёта может быть включён или отключён независимо:

• ☑️ Ежедневное резюме работы - Ваш личный ежедневный отчёт
• ☑️ Еженедельное резюме работы - Ваш личный еженедельный обзор
• ☑️ Ежедневное резюме команды - Ежедневная активность команды (менеджеры)
• ☑️ Еженедельное резюме команды - Еженедельный обзор команды (менеджеры)

Настройка по умолчанию: Все отчёты включены по умолчанию для новых пользователей.

Советы по настройке

Слишком много email?

• Отключите ежедневные отчёты, оставьте еженедельные резюме
• Или наоборот, если вы предпочитаете ежедневные проверки

Нужны только отчёты команды?

• Менеджеры могут отключить личные отчёты и оставить отчёты команды
• Полезно для руководителей, которые управляют несколькими командами

Уезжаете в отпуск?

• Отключите все отчёты перед отъездом
• Включите заново по возвращении
• Отчёты всё равно не будут отправляться, если вы не отслеживали время

Сезонные работники?

• Включайте в периоды активной работы
• Отключайте в межсезонье

Время и доставка отчётов

Расписание доставки

Почему рано утром?
Отчёты доставляются рано утром, чтобы они были в вашем почтовом ящике, когда вы начинаете рабочий день, независимо от того, когда вы начинаете.

Условная доставка

Отчёты отправляются только когда это уместно:

• Ежедневные отчёты: Только если время было отслежено в этот день
• Еженедельные отчёты: Только если время было отслежено в течение недели
• Отчёты команды: Только если хотя бы один член команды отслеживал время

Пример: Если вы берёте 3-дневные выходные и не отслеживаете время с пятницы по воскресенье, вы не получите ежедневные отчёты за эти дни.

Формат email

Отчёты отправляются как:

• HTML-письма с красивым форматированием
• Адаптивные для мобильных для чтения на телефонах
• Печатаемые, если вам нужны бумажные копии
• От: notifications@workify.ru
• Ответить на: Email владельца команды (для отчётов команды)

Примеры использования

Индивидуальное отслеживание продуктивности

Сценарий: Фрилансер, управляющий несколькими клиентскими проектами

Включите ежедневные отчёты, чтобы:

• Отслеживать точно, сколько времени вы потратили на каждого клиента
• Обеспечить точное выставление счетов всем
• Обнаруживать забытые записи времени
• Оставаться мотивированным с отслеживанием прогресса

Управление командой

Сценарий: Владелец агентства, управляющий командой из 10 человек

Включите отчёты команды, чтобы:

• Видеть продуктивность команды первым делом каждое утро
• Выявлять, кто перегружен или недоиспользуется
• Планировать ежедневные стендапы с фактическими данными
• Просматривать еженедельную производительность каждый понедельник

Надзор менеджера проекта

Сценарий: PM, управляющий 3 параллельными проектами

Включите как личные, так и командные отчёты, чтобы:

• Отслеживать своё собственное время управления проектами
• Мониторить распределение команды по проектам
• Обеспечить соответствующую укомплектованность проектов
• Подготовиться к еженедельным статусным встречам

Координация удалённой команды

Сценарий: Распределённая команда в разных часовых поясах

Включите отчёты команды, чтобы:

• Видеть, кто работал, пока вы были офлайн
• Координироваться асинхронно с обновлениями прогресса
• Поддерживать сплочённость команды с общими отчётами
• Отслеживать глобальные паттерны продуктивности команды

Управление подрядчиками

Сценарий: Управление 5 подрядчиками с разными расписаниями

Включите еженедельные отчёты, чтобы:

• Проверять, что подрядчики работают согласованные часы
• Обнаруживать проблемы с выставлением счетов на раннем этапе
• Сравнивать продуктивность подрядчиков
• Выявлять, когда назначить больше/меньше работы

Лучшие практики

Чтение ваших отчётов

Утренняя рутина:

1. Проверьте ежедневный отчёт за кофе
2. Проверьте, что учёт времени был точным вчера
3. Исправьте любые ошибки, пока они не забыты
4. Спланируйте сегодня на основе вчерашнего прогресса

Понедельник утром:

1. Просмотрите еженедельный отчёт, чтобы увидеть общую картину
2. Отпразднуйте достижения прошлой недели
3. Определите области для улучшения на этой неделе
4. Поделитесь интересными инсайтами с вашей командой

Использование отчётов команды

Ежедневное управление командой:

• Просматривайте отчёт команды во время утреннего стендапа
• Хвалите членов команды, у которых были продуктивные дни
• Проверяйте членов команды с низкой активностью
• Перераспределяйте работу, если кто-то перегружен

Еженедельное планирование:

• Просмотрите, какие проекты получили больше всего времени
• Скорректируйте назначения команды на предстоящую неделю
• Обратитесь к членам команды, которые не выполнили цели
• Установите цели команды на основе темпа прошлой недели

Избегание перегрузки email

Стратегия 1: Только еженедельно

• Отключите все ежедневные отчёты
• Включите только еженедельные резюме
• Идеально для руководителей и менеджеров с частичной занятостью

Стратегия 2: Фокус на команде

• Отключите личные отчёты
• Включите только отчёты команды
• Лучше для менеджеров, которые сами не отслеживают время

Стратегия 3: Только рабочие дни

• Держите настройки включёнными всю неделю
• Используйте фильтры email для архивирования отчётов выходных
• Поддерживает данные без перерывов на выходные

Конфиденциальность и безопасность

Кто получает какие отчёты

Включённые данные

Личные отчёты содержат:

• Только ваши собственные данные учёта времени
• Ваш прогресс к вашей цели (если установлена)
• Проекты и задачи, над которыми вы работали

Отчёты команды содержат:

• Агрегированные данные всех членов команды
• Индивидуальные индикаторы прогресса (если установлены цели)
• Разбивки по проектам и задачам по всей команде
• Никогда не включают: Скриншоты, подробные описания работы или личные заметки

Безопасность email

• Отчёты используют безопасную доставку email
• Нет чувствительных данных (пароли, API-ключи и т.д.)
• Ссылки на подробные данные требуют входа в систему
• Исторические отчёты недоступны по email

Устранение неполадок

Не получаете отчёты

Проверьте эти распространённые проблемы:

1. Настройки уведомлений отключены

   • Перейдите в Настройки → Настройки уведомлений
   • Убедитесь, что тип отчёта включён

2. Не отслежено время

   • Отчёты отправляются только если вы отслеживали время
   • Проверьте, работали ли вы в этот день/неделю

3. Фильтры email

   • Проверьте папку спам/нежелательная почта
   • Добавьте notifications@workify.ru в белый список
   • Проверьте правила email для автоматического архивирования

4. Неверный адрес email

   • Проверьте ваш email в настройках профиля
   • Протестируйте с email сброса пароля

5. Проблемы с временной зоной команды

   • Отчёты используют временную зону команды, а не личную
   • 1:00 ночи по времени команды может быть другим для вас

Отчёты отправляются в неправильное время

Время отчёта основано на временной зоне вашей команды, а не на вашей личной временной зоне. Если вы находитесь в другой временной зоне, чем ваша команда:

• Ежедневный отчёт в 1:00 ночи по времени команды может прийти в 9:00 вечера по вашему времени
• Это сделано намеренно, чтобы синхронизировать всех членов команды
• Рассмотрите настройку фильтров email для их организации

Отсутствующие данные в отчётах

Если отчёт приходит, но кажется неполным:

1. Проверьте учёт времени - Было ли время фактически отслежено?
2. Проверьте диапазоны дат - Ежедневный — это вчера, еженедельный — пн-вс
3. Назначения проектов - Должны быть назначены на проекты, чтобы данные отображались
4. Членство в команде - Видите данные только для вашей текущей команды

Дублирующиеся отчёты

Получаете отчёты дважды?

1. Несколько команд - Вы можете быть в нескольких командах (каждая отправляет отчёты)
2. Роль менеджера - Вы получаете как личные + отчёты команды (это нормально)
3. Пересылка email - Проверьте, пересылается ли ваш email куда-то ещё

Связанные функции

• Недельные целевые часы - Установите цели, чтобы видеть прогресс в отчётах
• Отчёты и аналитика времени - Отчёты в реальном времени в панели управления
• Настройки уведомлений - Управляйте всеми настройками уведомлений
• AI-бизнес-помощник - Задавайте вопросы вместо ожидания отчётов