Профессиональное выставление счетов

Создание счетов

Создание брендированных счетов с настраиваемыми шаблонами

Workify предоставляет комплексные возможности создания счетов для профессионального выставления счетов:

Процесс создания счета:

1. Выбор клиента: Выбор из клиентов команды с информацией о валюте и проектах
2. Нумерация счетов: Автоматическая генерация номеров счетов с настраиваемыми префиксами
3. Управление позициями: Добавление множественных строк с описаниями, количествами и ценами
4. Конфигурация налогов и скидок: Применение скидок и множественных налоговых ставок
5. Управление датами: Установка дат выдачи и сроков оплаты с поддержкой часовых поясов

Функции создания счетов:

• Автоматическая нумерация: Последовательная нумерация счетов с последовательностями на основе команды или клиента
• Настройки префиксов: Настраиваемые префиксы номеров счетов через InvoicePrefixSettings
• Интеграция с клиентами: Прямая интеграция с записями клиентов и связанными проектами
• Поддержка валют: Автоматический выбор валюты на основе предпочтений клиента
• Организация команды: Создание счетов в рамках членства в команде

Элементы профессионального счета:

• Брендинг компании: Интеграция с информацией о команде и компании
• Информация о клиенте: Автоматическое заполнение деталей клиента и контактной информации
• Связь с проектами: Связывание счетов с конкретными проектами и членами команды
• Профессиональный макет: Чистый, профессиональный макет и форматирование счета
• Настраиваемый контент: Гибкий контент счета с заметками и пользовательскими полями

Опции конфигурации счетов

Создание счетов включает комплексные опции конфигурации:

Настройки счета:

• Дата выдачи: Настраиваемая дата выдачи счета с поддержкой часовых поясов
• Срок оплаты: Гибкая настройка срока оплаты для условий платежа
• Выбор валюты: Автоматический выбор валюты на основе конфигурации клиента
• Конфигурация налогов: Поддержка множественных налоговых ставок (налог1, налог2)
• Управление скидками: Применение скидок на основе процентов

Конфигурация на основе команды:

• Поддержка часовых поясов: Автоматическое конвертирование часовых поясов для дат
• Изоляция команды: Создание счетов изолировано по членству в команде
• Атрибуция пользователя: Счета приписываются создающему пользователю
• Контроль разрешений: Разрешения на основе ролей для создания счетов
• Доступ к клиентам: Доступ к клиентам команды и связанным проектам

Управление счетами

Управление статусом счетов, редактирование и организация

Счета управляются через комплексное отслеживание статуса и организацию:

Управление статусом счетов:

• Статус черновика: Начальный статус счета, позволяющий редактирование и модификацию
• Статус отправлен: Счета, отправленные клиентам с автоматическими обновлениями статуса
• Статус закрыт: Оплаченные счета автоматически помечаются как закрытые
• Статус отменен: Отмененные счета для отслеживания и организации
• Статус открыт: Активные счета, ожидающие оплаты

Управление переходами статуса:

• Автоматические обновления статуса: Статус автоматически обновляется на основе действий
• Переход отправки: Счета-черновики автоматически помечаются как отправленные при отправке по электронной почте
• Переход платежа: Счета помечаются как закрытые при полной оплате
• Ручной контроль статуса: Ручные обновления статуса для административного контроля
• Валидация статуса: Правильная валидация статуса и правил переходов

Организация счетов:

• Организация на основе команды: Счета организованы по команде с правильной изоляцией
• Группировка по клиентам: Счета сгруппированы по клиентам для удобного управления
• Сортировка по датам: Счета сортируются по дате выдачи, сроку оплаты и дате создания
• Фильтрация по статусу: Фильтрация счетов по статусу для управления рабочими процессами
• Возможности поиска: Поиск счетов по номеру, клиенту или сумме

Редактирование и обновление счетов

Редактирование счетов контролируется статусом и разрешениями:

Возможности редактирования:

• Редактирование черновиков счетов: Полные возможности редактирования для черновиков счетов
• Ограничения на основе статуса: Ограничения редактирования на основе статуса счета
• Управление позициями: Добавление, редактирование или удаление позиций и строк счетов
• Пересчет сумм: Автоматический пересчет сумм при изменении позиций
• Обновления клиентов: Обновление информации о клиентах и связанных деталей

Ограничения редактирования:

• Ограничения отправленных счетов: Ограниченные возможности редактирования для отправленных счетов
• Защита оплаченных счетов: Защита от редактирования полностью оплаченных счетов
• Контроль разрешений: Разрешения на редактирование на основе ролей и контроль доступа
• Аудит-трейл: Отслеживание изменений и аудит-трейл для модификаций счетов
• Целостность данных: Валидация для поддержания целостности данных счетов

Позиции и строки счетов

Управление позициями счетов, количествами и ценами

Позиции счетов обеспечивают детальную разбивку выставления счетов:

Структура позиции счета:

• Название позиции: Описательные названия для позиций счетов и услуг
• Управление количеством: Гибкое отслеживание количества с опциями на основе времени и единиц
• Конфигурация цены: Индивидуальное ценообразование для каждой позиции счета
• Расчет суммы: Автоматический расчет суммы на основе количества и цены
• Организация позиций: Множественные позиции на счет с правильной организацией

Функции управления позициями:

• Динамическое добавление позиций: Добавление и удаление позиций во время создания счета
• Количества на основе времени: Поддержка количеств на основе времени (часы:минуты:секунды)
• Количества на основе единиц: Поддержка стандартных количеств на основе единиц
• Гибкость ценообразования: Индивидуальное ценообразование на позицию с десятичной точностью
• Автоматические расчеты: Расчет сумм позиций и итогов в реальном времени

Генерация строк:

• Интеграция отслеживания времени: Генерация строк из данных отслеживания времени
• Позиции на основе проектов: Создание позиций на основе работы и деятельности проекта
• Позиции на основе участников: Генерация позиций на основе работы членов команды
• Позиции диапазона дат: Создание позиций для конкретных диапазонов дат и периодов
• Автоматическое создание позиций: Автоматическая генерация строк из отслеживаемого времени

Расчеты и итоги счетов

Расчеты счетов включают комплексное финансовое управление:

Функции расчета:

• Расчет промежуточного итога: Автоматический расчет промежуточного итога из всех позиций
• Применение скидок: Применение скидок на основе процентов до налогов
• Расчет налогов: Применение множественных налоговых ставок (налог1, налог2)
• Общая сумма: Финальный расчет общей суммы включая все корректировки
• Обработка точности: Правильная десятичная точность для финансовых расчетов

Финансовые расчеты:

• Конвертация валют: Автоматическая конвертация валют при необходимости
• Применение обменного курса: Применение обменного курса в реальном времени
• Конвертация в базовую валюту: Конвертация в базовую валюту команды для отчетности
• Отслеживание сумм: Отдельное отслеживание суммы счета и суммы в базовой валюте
• Неоплаченный остаток: Автоматический расчет неоплаченных сумм

Управление статусом счетов

Отслеживание статусов: черновик, отправлен, закрыт, отменен и открыт

Управление статусом счетов обеспечивает комплексный контроль рабочих процессов:

Определения статусов:

• Черновик (0): Начальный статус, позволяющий полное редактирование и модификацию
• Отправлен (1): Счет отправлен клиенту, ограниченные возможности редактирования
• Закрыт (2): Счет полностью оплачен и завершен
• Отменен (3): Счет отменен и удален из активного рабочего процесса
• Открыт (4): Счет активен и ожидает оплаты

Функции управления статусом:

• Автоматические переходы: Статус автоматически обновляется на основе действий
• Ручные обновления: Административный контроль для ручных обновлений статуса
• Валидация статуса: Правильная валидация переходов статуса
• Контроль рабочего процесса: Рабочий процесс и бизнес-логика на основе статуса
• История статуса: Отслеживание изменений статуса и переходов

Функциональность на основе статуса:

• Разрешения на редактирование: Возможности редактирования на основе текущего статуса
• Возможности электронной почты: Отправка электронной почты на основе требований статуса
• Обработка платежей: Обработка платежей на основе валидации статуса
• Интеграция отчетности: Отчетность и аналитика на основе статуса
• Доступ клиентов: Контроль доступа клиентов на основе статуса счета

Правила переходов статуса

Переходы статуса следуют бизнес-логике и валидации:

Правила переходов:

• От черновика к отправленному: Автоматический переход при отправке счета клиенту по электронной почте
• От отправленного к закрытому: Автоматический переход при записи платежа
• Ручные переходы: Административный контроль для обновлений статуса
• Проверки валидации: Правильная валидация перед изменениями статуса
• Бизнес-логика: Переходы статуса следуют правилам бизнес-процессов

Валидация статуса:

• Ограничения редактирования: Ограничения и валидация редактирования на основе статуса
• Разрешения на действия: Доступность действий на основе текущего статуса
• Целостность данных: Валидация статуса поддерживает целостность данных
• Принуждение рабочего процесса: Переходы статуса принуждают правильный рабочий процесс
• Предотвращение ошибок: Валидация предотвращает недопустимые изменения статуса

Нумерация счетов

Автоматическая нумерация счетов и настройки префиксов

Нумерация счетов обеспечивает профессиональную идентификацию счетов:

Система нумерации:

• Последовательная нумерация: Автоматическая последовательная нумерация счетов
• Последовательности на основе команды: Нумерация счетов в рамках команды
• Опции на основе клиента: Опциональные последовательности нумерации, специфичные для клиента
• Поддержка префиксов: Настраиваемые префиксы номеров счетов
• Конфигурация начального номера: Настраиваемые начальные номера для последовательностей

Конфигурация префиксов:

• Пользовательские префиксы: Префиксы номеров счетов, настраиваемые командой
• Настройки начального номера: Настраиваемые начальные номера для новых последовательностей
• Управление префиксами: Административный контроль над настройками префиксов
• Изоляция команды: Настройки префиксов изолированы по команде
• Профессиональное форматирование: Профессиональное форматирование номеров счетов

Функции нумерации:

• Автоматическая генерация: Автоматическая генерация номеров во время создания счета
• Предотвращение дубликатов: Предотвращение дублирующихся номеров счетов
• Целостность последовательности: Поддержание правильных последовательностей нумерации
• Профессиональный внешний вид: Профессиональное форматирование номеров счетов
• Интеграция поиска: Интеграция номеров счетов с возможностями поиска

Профессиональное форматирование счетов

Профессиональное форматирование обеспечивает готовые к использованию в бизнесе счета:

Функции форматирования:

• Профессиональный макет: Чистый, профессиональный макет и дизайн счета
• Брендинг компании: Интеграция с информацией о компании и брендингом
• Информация о клиенте: Правильное отображение и форматирование информации о клиенте
• Организация позиций: Четкая организация позиций счетов и итогов
• Финансовое форматирование: Правильное форматирование сумм и валют

Генерация PDF:

• Экспорт PDF: Профессиональная генерация PDF для доставки счетов
• Формат готовый к печати: Форматирование и макет счета, готовые к печати
• Брендированный дизайн: Последовательный брендинг во всех форматах счетов
• Выход готовый для клиента: Профессиональный выход, подходящий для доставки клиенту
• Возможности загрузки: Легкая загрузка PDF для ведения записей

Интеграция электронной почты:

• Доставка по электронной почте: Профессиональная доставка по электронной почте клиентам
• Шаблоны электронной почты: Брендированные шаблоны электронной почты для доставки счетов
• Поддержка вложений: Вложение PDF счета в доставку по электронной почте
• Множественные получатели: Поддержка множественных получателей электронной почты
• Отслеживание доставки: Отслеживание и подтверждение доставки по электронной почте